Cómo NYU Langone resistió una interrupción catastrófica en su cadena de suministro para mantener seguros al personal y a los pacientes

Atencion al paciente

Revista NYU Langone Health, Revista NYU Langone Health Otoño 2020

Para garantizar que el EPP, como este respirador N95 usado por Nina Sacks, RN, cumpla con los estándares de calidad y seguridad, los Departamentos de Prevención y Control de Infecciones y Salud y Seguridad Ambiental inspeccionan los productos antes de su distribución.

Foto de : Jonathan Kozowyk

B A mediados de enero de 2020, cuando el mundo se enteró de que un virus misterioso estaba comenzando a abrumar a Wuhan, China, los líderes de NYU Langone Health reconocieron que la amenaza era doble. Con el tiempo, el virus bien podría llegar a la ciudad de Nueva York y, si lo hiciera, es posible que no llegara una cantidad suficiente de equipo de protección personal, o PPE, necesario para proteger a los pacientes y a los trabajadores de primera línea. Dado que el 70 por ciento del PPE del mundo se fabrica en Wuhan, la escasez crítica resultante de interrupciones o retrasos podría resultar tan peligrosa como el virus mismo.

El desafío de gestionar un inventario de PPE recae en Supply Chain Management, cuyo personal de más de 400 personas ha sido llamado a obtener, adquirir, distribuir y reponer artículos cada vez más escasos a un ritmo cada vez más rápido. Jacquelyn Marcus, vicepresidenta de Gestión de la Cadena de Suministro, que se unió a NYU Langone en 2019, tenía una amplia experiencia en bienes de consumo empaquetados, donde la diversificación de fuentes minimiza las interrupciones del servicio. Sin embargo, pronto descubrió que durante décadas los hospitales han utilizado un modelo muy diferente. En lugar de acumular suministros, tienden a pedir mercancías a través de un único distribuidor para entregas justo a tiempo y uso inmediato.

La enfermedad por coronavirus (COVID-19) ha puesto patas arriba ese modelo prácticamente de la noche a la mañana, creando una demanda global insaciable de chalecos antibalas clínicos, como respiradores N95, protectores faciales y batas de aislamiento. Normalmente, la cadena de suministro compra el 99,8 por ciento de su PPE a través de 1 distribuidor médico. Pero la pandemia ha impuesto estrictas restricciones a los hospitales en función de su uso histórico de suministros. Con su asignación del distribuidor reducida al 9,25 por ciento la primavera pasada, Supply Chain tuvo que localizar otras fuentes. Rápido. "No había una hoja de ruta para esto", dice Marcus.

Al reconocer ya en enero que las interrupciones en el suministro pondrían en peligro la seguridad de los pacientes y del personal, Daniel J. Widawsky, vicepresidente ejecutivo y vicedecano, director financiero, planteó una pregunta clave a Mark Pollard, vicepresidente de operaciones hospitalarias: “¿Cuáles son las principales ¿12 cosas que tendrán mayor demanda? Los líderes clínicos identificaron elementos esenciales como guantes de examen, líquidos intravenosos (IV), catéteres y toallitas desinfectantes. "Sin toallitas, por ejemplo, los espacios clínicos no pueden funcionar", señala Marcus. "Analizamos alrededor de 120 artículos diferentes e hicimos algunas compras proactivas que nos colocaron en una posición mucho mejor".

A medida que el número de casos aumentó la primavera pasada, Marcus y su equipo tuvieron que encontrar proveedores que cumplieran no solo con los requisitos de la Administración de Alimentos y Medicamentos de EE. UU. (FDA), sino también con las especificaciones de calidad de NYU Langone, a medida que los EPP falsificados y de calidad inferior comenzaron a inundar el mercado. "Sacamos productos de todos los rincones de la Tierra", dice Widawsky. “Siempre estuvimos un paso adelante, siempre mirando a la vuelta de la esquina. Todo se redujo a agilidad, ejecución y músculo”. Al elegir proveedores estratégicamente y distribuir los pedidos, explica Marcus, Supply Chain "no tuvo que poner todos sus huevos en una sola canasta". Antes de distribuir los productos, fueron inspeccionados por Prevención y Control de Infecciones y Salud y Seguridad Ambiental. "No íbamos a comprometer la seguridad", dice Marcus.

Muchas de las lecciones aprendidas están guiando al equipo de gestión de la cadena de suministro a medida que reforman su estrategia a largo plazo. "Hemos trabajado muy duro para encontrar fábricas fuera de China", dice Marcus, "por lo que nuestro panorama ahora incluye múltiples fuentes". En asociación con Real Estate Development and Facilities, Supply Chain ha triplicado su capacidad de almacén a 150.000 pies cuadrados, lo que permite almacenar de 3 a 6 meses de suministros críticos. Si es necesario, el EPP se puede transportar a nuestros hospitales el mismo día que se necesita. En total, Supply Chain recibió más de 1500 clientes potenciales para productos, pero solo 34 lograron el corte. "No tuvimos suministros fraudulentos ni problemas de calidad o seguridad", dice Marcus, "lo cual es algo de lo que todos estamos muy orgullosos".

Mascarilla respiratoria Deltaplus . Antes de la escasez, el respirador 1860 de 3M era uno de los modelos N95 estándar proporcionados a los médicos de NYU Langone. En junio de 2020 no estaba disponible porque China dejó de exportar las materias primas necesarias para su fabricación. En medio de una feroz competencia mundial, los compradores a veces sólo tenían una hora para decidir si hacían un pedido de un millón de dólares. Aprendieron a escuchar entre líneas. "Comprar es tanto un arte como una ciencia", explica Marcus. "Simplemente puedes hacerte una idea de alguien por la forma en que responde a tus preguntas".

Foto de : Devon Jarvis

Guantes de examen de nitrilo sin polvo Sensicare Ice Blue . Sin amplias instalaciones de almacenamiento para almacenar PPE y otros suministros, NYU Langone tradicionalmente ha dependido de entregas justo a tiempo. Incluso los artículos utilizados en grandes cantidades, como los guantes de examen desechables de nitrilo (NYU Langone pide 109.154.760 pares al año) no plantearon un problema de almacenamiento porque se empezaron a utilizar rápidamente. Pero con el suministro mundial de suministros hospitalarios paralizado, NYU Langone adoptó una nueva estrategia. "La forma en que los hospitales adquieren suministros no ha cambiado en 30 o 40 años", dice Widawsky. "En el futuro, haremos las cosas de manera diferente".

Foto de : Devon Jarvis

Respirador purificador de aire controlado Maxair . Cuando el COVID-19 llegó a la ciudad de Nueva York, incluso aquellos que todavía tenían muchas preguntas sobre el virus sabían dos cosas con certeza: era altamente contagioso y potencialmente letal. Para los procedimientos de alto riesgo que rocían gotas infecciosas, los médicos necesitarían la máxima protección. El respirador Maxair, similar a un casco, utilizado por algunos en lugar de una máscara N95 antes de que el afeitado se volviera obligatorio para quienes tienen barba, cumplía los requisitos. Al hacer visibles las expresiones faciales, el dispositivo ayuda a los médicos a brindar la comodidad que tanto necesitan los pacientes y permite a los traductores comunicarse más fácilmente. El respirador purificador de aire controlado fue uno de los artículos más difíciles de adquirir, señala Marcus. "Aunque utilizamos una pequeña cantidad de estos respiradores, demostraron ser un dispositivo de protección útil para cierto personal".

Foto de : Devon Jarvis

Respirador de partículas 3M 9210 . Cuando la FDA autorizó los respiradores industriales como el 3M Particulate Respirator 9210 para uso sanitario el 2 de marzo de 2020, amplió la cantidad de N95 que estuvieron disponibles. Pero otras máscaras que eran deficientes o francamente fraudulentas ya habían comenzado a poblar el mercado internacional. "Recibimos muchas ofertas que no funcionaron", explica Widawsky. "Cancelamos un montón de pedidos". Para descartar productos inaceptables, Supply Chain estableció un riguroso proceso de investigación, trabajando en estrecha colaboración con los departamentos de Prevención y Control de Infecciones y Salud y Seguridad Ambiental. "Fueron increíbles", dice Marcus. "Nunca distribuimos nada que no fuera 100 por ciento inspeccionado".

Foto de : Devon Jarvis

Respirador de partículas 3M 8210 . Cuanto más intensa se volvía la competencia mundial por los EPI, más ágil tenía que volverse la cadena de suministro. Por ejemplo, cuando las materias primas de China utilizadas en muchos respiradores N95 dejaron de estar disponibles, NYU Langone recurrió al 8210 de 3M, un respirador industrial aprobado por la FDA para su uso en atención médica que podría fabricarse rápidamente en Estados Unidos. "Las cosas estaban apretadas y volando fuera de lo común", dice Marcus. "Estábamos tomando decisiones minuto a minuto, las 24 horas del día". La acción fue rápida, sin duda, pero nunca precipitada.

Foto de : Devon Jarvis

Protectores faciales de bricolaje . En el punto álgido de la crisis, los médicos que atendían a pacientes con COVID-19 utilizaban entre 20.000 y 30.000 protectores faciales cada día, por lo que Supply Chain tuvo que depender de múltiples fabricantes en todo el mundo. Incluso con esfuerzos tan agresivos, “no estábamos colocando protectores faciales lo suficientemente rápido”, recuerda Marcus. “Así que pensamos: '¿No sería fantástico si empezáramos a hacerlos nosotros mismos?'”. Muchos miembros de la comunidad Langone de la Universidad de Nueva York dieron un paso al frente y crearon escudos caseros. Los estudiantes de la Facultad de Medicina Grossman de la Universidad de Nueva York, por ejemplo, produjeron unos 30.000 escudos, ensamblados a partir de piezas disponibles en el mercado. Este espíritu de "hágalo usted mismo" también surgió cuando los voluntarios improvisaron otros artículos que escaseaban críticamente, en particular desinfectante para manos y medios de prueba de COVID-19.

Foto de : Devon Jarvis

Respirador de partículas Driza Fluidshield 46867 . En enero de 2020, Supply Chain no perdió el tiempo en determinar las necesidades de suministro de los hospitales cuando el brote en Wuhan comenzó a obstaculizar las fábricas de EPP de la ciudad. “Les dijimos a nuestros líderes clínicos: '¿Cuáles serían las principales cosas que necesitarían para hacer su trabajo?'”, recuerda Marcus. Identificaron elementos esenciales como guantes de examen, líquidos intravenosos, catéteres y toallitas desinfectantes. Michael S. Phillips, MD, epidemiólogo jefe del hospital, agregó los respiradores N95 a la lista porque, como especialista en enfermedades infecciosas, sabía que desempeñarían un papel vital para mantener seguros a los médicos en caso de que el virus llegara a la ciudad de Nueva York. Cuando Supply Chain ordenó un envío grande antes de que se restringieran las asignaciones, Richard Kraft, director de logística, inventario y distribución, pensó para sí mismo: "Estamos más que listos". Pero en las próximas semanas, el uso de N95 aumentó a 26 veces lo normal.

Foto de : Devon Jarvis

bata de aislamiento . La cadena de suministro fue parte integral de la estrategia de NYU Langone para prepararse para COVID-19, explica Fritz François, MD, director médico y director de seguridad del paciente. "Nos reunimos con el equipo todos los días para evaluar nuestros flujos de trabajo, nuestro nivel actual de EPP y nuestra tasa de consumo prevista", afirma. "Quemar" es una palabra adecuada. En el pico del brote, se distribuyeron diariamente entre 20.000 y 25.000 batas de aislamiento a los hospitales de NYU Langone. "La gente realmente pensaba de manera innovadora, tratando de anticipar la siguiente necesidad para no perder el ritmo", recuerda Kraft. El resultado, dice Widawsky, fue que “las decisiones se tomaban en horas y días, no en semanas o meses. Todo el mundo estuvo disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana”.

Foto de : Devon Jarvis

Mascarilla facial para procedimiento Earloop 3M 1820 . Varias semanas después del brote, la cadena de suministro se quedó con una escasez crítica de máscaras de aislamiento con gancho para las orejas, ya que se distribuían a todos los empleados de los hospitales que no brindaban atención directa a los pacientes. Sin embargo, la escasez no duró mucho porque Jacob Navarro, director de gestión de transporte, aceleró los envíos nacionales e internacionales de las máscaras a NYU Langone. Navarro es uno de los varios miembros del personal con experiencia fuera de la industria de la salud que Marcus había contratado recientemente para construir una operación de cadena de suministro de primer nivel. La experiencia de Navarro en logística de transporte internacional fue particularmente valiosa cuando se interrumpieron las rutas de transporte en el extranjero. Coordinó a proveedores externos para facilitar los envíos de PPE en vuelos fletados desde Shanghai, China. "La combinación de personal con experiencia en atención médica y aquellos con experiencia en otras industrias realmente nos permitió superar esta crisis", dice Marcus.

Foto de : Devon Jarvis

Escudo facial omnidireccional . Para los médicos que brindan atención directa a pacientes con COVID-19, un protector facial es un equipo tan vital como un respirador N95 porque protege los ojos de las gotitas. Pero los protectores faciales brindan un beneficio adicional porque también protegen las máscaras N95 contra la contaminación. Al servir como un elemento de EPP que protege a otro, los protectores faciales pasaron a desempeñar un papel clave en los esfuerzos de conservación de la cadena de suministro. Aunque los protectores faciales están diseñados para ser desechables, se conservaron cuidadosamente. Si se limpiaban con un desinfectante después de cada uso, se podían usar varias veces antes de que sus protectores de plástico se volvieran turbios. "Como sociedad, nos hemos acostumbrado mucho a desechar cosas", dice Tommy Psoras, gerente de producto de Supply Chain Management, "pero en realidad no siempre es necesario hacerlo".

Foto de : Devon Jarvis

Respirador de partículas 3M 1860 . Antes de la escasez, el respirador 1860 de 3M era uno de los modelos N95 estándar proporcionados a los médicos de NYU Langone. En junio de 2020 no estaba disponible porque China dejó de exportar las materias primas necesarias para su fabricación. En medio de una feroz competencia mundial, los compradores a veces sólo tenían una hora para decidir si hacían un pedido de un millón de dólares. Aprendieron a escuchar entre líneas. "Comprar es tanto un arte como una ciencia", explica Marcus. "Simplemente puedes hacerte una idea de alguien por la forma en que responde a tus preguntas".

Foto de : Devon Jarvis

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